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El método Kanban tiene origen japonés, significa señal o tarjeta y es un método desarrollado por Toyota siguiendo la metodología Kaizen. Su objetivo es aumentar la eficiencia en la producción, las debilidades en el flujo de trabajo y los desperdicios a lo largo del proceso productivo.
Se trata de un modelo que se utiliza como señal de comunicación entre puestos de trabajo, advirtiendo de una necesidad de fabricación o transporte. Antiguamente, se utilizaban post-its para indicar la fase del proceso en la que te encontrabas. Hoy en día, los tableros Kanban digitales agilizan los procesos, recopilando información en tiempo real sobre el flujo de producción y rendimiento del trabajador, ayudando a priorizar mucho mejor las tareas.
Diferencias entre producción PUSH y PULL
Antes de hablar sobre el método Kanban es necesario tener dos conceptos claros: PULL y PUSH. Para ello simularemos una situación real como es llenar el depósito de gasolina.
- PUSH: llenamos el depósito cada vez que pasamos por la gasolinera. Estamos llevando a cabo una operación independiente de una necesidad real.
- PULL: llenamos el depósito cuando el indicador refleja que estamos en reserva. En este caso, hablamos de satisfacer una necesidad real, la demanda de gasolina por parte del vehículo. Al utilizar este método llegaremos al Kanban.
En la fabricación tradicional no se pueden ajustar ni fabricación ni las entregas a la demanda, ya que al utilizar PUSH, lo fabricado es enviado al proceso siguiente para obtener el máximo rendimiento de los medios de producción, independientemente de si se necesita. En cambio, utilizando el principio pull, solo se fabrica en función de la necesidad existente.
¿Qué significa Kanban?
Cuando hablamos de Kanban, hacemos referencia a un sistema de gestión, control de inventario y flujo de piezas que utiliza pequeñas hojas de papel autoadhesivo, conocidos como post-its, o métodos más avanzados como el software Kanban, a lo largo de una línea de producción siguiendo la estrategia pull.
Este sistema de información conecta de manera armónica y eficiente los procesos a través de la cadena de producción, entregando los productos correctos en la cantidad correcta y en el momento correcto.
¿Cómo funciona el método Kanban?
Como se ha visto en alguno de los principios de Kaizen, toda fabricación o entrega de productos debe ajustarse a la demanda del proceso siguiente, es decir, a la demanda del cliente, ya sea interno o externo. Esto es lo que se conoce por sistema “PULL” o Principio de Tracción, en la que cada proceso tira del anterior y produce o entrega según lo que le dice el siguiente. Se parte de la demanda del cliente y se establecen señales visuales que hagan que los productos vayan avanzando según las necesidades reales. Siguiendo el criterio “si no tiene demanda, no se fabrica”.
La herramienta Kanban funciona perfectamente según este propósito, transmitiendo de forma sencilla y eficaz las necesidades del proceso siguiente (cliente) al proceso anterior (proveedor). Cuando un cliente retira productos de su lugar de almacenamiento, el kanban o la señal, viaja hasta el principio de la línea de fabricación o de montaje, para que se produzca un nuevo producto. Se dice entonces que la producción está guiada por la demanda y que el kanban es la señal que el cliente utiliza para que un nuevo producto se fabrique o monte para rellenar el punto de stock.
Un kanban tiene asociado un lote de un tipo concreto de productos, es decir, se le asocia un producto concreto mediante texto, imagen, código de barras y una cantidad concreta. Además, puede añadir otra información de utilidad, como puede ser la identificación de los procesos que relaciona, la ubicación del material en el área de almacenamiento y el tipo de embalaje del producto, entre otros.
Ejemplos de Kanban para diferentes usos
Según su uso:
- Kanban de fabricación (autoriza a fabricar): se desplazan dentro de la misma estación, como órdenes de fabricación para la misma. La información que contienen es la siguiente: centro de trabajo, Ítem a fabricar, número de piezas por contenedor, punto de almacenamiento de salida, identificación y punto de recogida de los componentes necesarios.
- Kanban de transporte (autoriza a entregar): se transmiten de una estación a la predecesora las necesidades de material de la estación sucesora. La información que incluyen es: Ítem transportado, número de piezas por contenedor, número de orden de la tarjeta o número de órdenes de pedido.
Según el diseño:
- Tarjeta kanban: se trata de tarjetas sencillas que se adhieren a un lote de material. Su funcionalidad básica es transmitir visualmente el progreso de un elemento de trabajo a medida que fluye a través de un sistema o proceso. Aunque no pretende reemplazar la necesidad de comunicación verbal, el uso de tarjetas en un tablero kanban como centro de información del equipo puede ayudar a equipos a:
- Tener una rápida comprensión de los detalles de trabajo.
- Facilitar las transferencias entre los miembros del equipo a medida que el trabajo avanza a través de diferentes etapas.
- Documentación de información crítica.
- Resalta a tributos y métricas de trabajo importantes que puede usar para mejorar su flujo de trabajo.
Estas incluyen detalles relevantes para el equipo como: un identificador o título único, una breve descripción de la obra, una estimación aproximada del tamaño de la obra, a quién le ha sido asignada y por la parte trasera métricas como (fecha de inico, días bloqueados, ubicación bloqueada, tiempo de entrega).
- Kanban contenedor: en este caso el contenedor vacío es la señal. La entrega de un contenedor vacío con capacidad para 350 piezas e identificado con el producto X, puede establecerse como señal para fabricar o entregar ese producto.
- Kanban de ubicación: se establecen señales en la ubicación del material que indican la necesidad de cubrir un hueco.
- Kanban electrónico: se trata de un Kanban impreso, que se genera según las necesidades registradas en un sistema informático.
¿Qué es un tablero Kanban?
El tablero Kanban es la herramienta para mapear y visualizar su flujo de trabajo y uno de los componentes claves del método Kanban. Cada columna visualiza una fase de sus proces y las filas representan diferentes tipos de actividades específicas. Al mismo tiempo cada tarea que entra en el flujo aparece en el tablero como una tarjeta Kanban.
El tablero se divide en tres secciones básicas: por hacer, en proceso y hecho, aunque para un mapeo más detallado del proceso se pueden crear tantas subsecciones como se quiera.
¿Qué debe mostrar un tablero Kanban?
- Todas las debilidades del flujo de trabajo del equipo. La lógica es simple si nota que en una columna las tareas entran más rápido de lo que salen, el trabajo comenzará a acumularse y el problema se hará visible para todo el equipo.
- Ayudará a enfocarse en el trabajo, ya que se pondrá un límite al conjunto total de tareas que pueden estar en proceso simultáneamente o poner límites individuales en cada etapa de su flujo de trabajo.
- Ahorrará tiempo perdido en reuniones innecesarias, ya que el tablero sirve como fuente de información, dejando claro lo que se está haciendo en cada momento.
- Se visualizarán bloqueos de trabajo. Si hablamos de un tablero físico se utilizara una tarjeta de color rojo para indicar el bloqueo. Si por el contrario, cuenta con un software Kanban existen distintas formas de visualizar bloqueos, como: señales de stop o tarjetas bloqueadas. De esta forma cuando algo impide que el equipo continúe trabajando en una tarea, puede etiquetarla como bloqueada y comenzar a trabajar en otra tarea sin romper los límites de trabajo en proceso o WIP.
- Se reunirán las métricas clave del flujo de trabajo, recopilando automáticamente información sobre el tiempo de ciclo de las tareas, el tiempo de entrega y el rendimiento. Esto ayudará a tomar decisiones, basándose en datos, ahorrando tiempo perdido recolectando datos a mano.
Sarai Vidal, junio de 2020