Método Kaizen. El responsable del éxito de la startups japonesas

El método Kaizen surgió como consecuencia de la segunda Guerra Mundial y aunque parezca mentira fueron los estadounidenses, los encargados asesorar a los emprendedores del país nipón, de cómo implantar un método para salir de la crisis en la que estaban inmersos. Se llama Kaizen y su mayor exponente y padre de esta filosofía es, Masaaki Imai.

Este, junto con otros japoneses, hizo uso de principios y filosofías, basadas en la eliminación de todo desperdicio, la búsqueda de los métodos más eficientes y el pivotaje para encontrar el progreso continuo. Siguiendo esta hoja de ruta, idearon y dieron forma a un sistema de producción que llevó a sus principales empresas a lo más alto del podio mundial, desplazando en competitividad a las grandes corporaciones estadounidenses, germanas, francesas o inglesas. Marcas como Honda, Toyota, Toshiba o Sony no solo son sinónimo de calidad, sino también de rentabilidad y productividad.

El método Kaizen es aplicable a Startups o a compañías en cualquier fase del ciclo de vida de la empresa, no solo a multinacionales.

¿Qué significa Kaizen? Etimología de la teoría

Si queremos saber qué significa Kaizen, tenemos que definirlo. Diríamos que es una palabra que proviene de dos ideogramas japoneses:

改 KAI = CAMBIO

善 ZEN = BUENO

Kaizen significa mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y de trabajo. Cuando se aplica al lugar de trabajo, significa mejoramiento continuo que involucra a todos, gerentes y trabajadores por igual. Es pues un sistema integral y sistémico destinado a mejorar tanto a las empresas, como a los procesos y actividades que las conforman, y a los individuos que son los que las hacen realidad. El objetivo primero y fundamental es dar al cliente o consumidor mayor valor agregado (es necesario que los jefes conozcan el gemba, el lugar donde se genera valor en la empresa), mediante una mejora continua y sistémica de la calidad, los costes, los tiempos de respuesta, la variedad y mayores niveles de satisfacción.

Hace más de 30 años, Masaaki Imai, padre de esta filosofía y creador del primer Instituto Kaizen en el mundo, se sentó para escribir el innovador libro “KAIZEN: La clave del éxito competitivo en Japón”. A través de este libro, el término KAIZEN se introdujo en el mundo occidental. Hoy, KAIZEN es reconocido mundialmente como pilar fundamental de la estrategia competitiva a largo plazo de una organización. Desde la introducción de este término, las empresas que lo implementaron han conseguido resultados excelentes de forma sostenida.

Diferencias entre Lean, Kaizen y Six Sigma

Antes de profundizar en el método Kaizen es necesario diferenciar las herramientas de Lean (filosofía que hace hincapié en la eliminación de residuos), tradicionalmente aplicadas por la ingeniería industrial con el fin de mejorar la productividad. Estas son: Lean Manufacturing, Lean Kaizen y Lean Sigma.

Dentro del modelo Lean Sigma, encontramos la herramienta Six Sigma, utilizada por la ingeniería de calidad para mejorar la calidad y fiabilidad de los productos y servicios. Todo ello, utilizando la innovación para buscar soluciones a los problemas, y aplicando técnicas de control estadístico de procesos (Statistical Process Control, SPC) para medir el rendimiento de trabajo. Mientras que Lean Manufacturing o Lean Kaizen, están destinados a mejoras continuas diarias, actividades de mantenimiento y sostenibilidad del estándar de los procesos. Todo ello, buscando ajustes y soluciones a los problemas o desviaciones que puedan presentarse día a día.

Lean Sigma igual que las otras filosofías (Lean Manufacturing y Lean Kaizen), promueve la participación del personal de todo nivel organizativo y el uso de equipos de trabajo. En lo que se diferencian es que Lean Sigma utiliza el ciclo DMAIC (Definir, medir, analizar, implantar y controlar), mientras que las otras metodologías apuestan por el ciclo Deming.

Antecedentes históricos

El método Kaizen surge como consecuencia de la Segunda Guerra Mundial (1939-1945). El 14 de agosto de 1945, Japón acepta exigencias aliadas de rendición incondicional. El país se encontraba entonces, no solo acabado estructuralmente (ya que las industrias, sobre todo las nuevas, atravesaban por serias dificultades debido a la falta de inversión y materias, entre otros) sino también moralmente lo que acarreaba el bajo estímulo de la fuerza laboral.

Irónicamente el mismo que lanzó la bomba nuclear en Hiroshima, Estados Unidos, fue el promotor de reconstruir al derrotado territorio. El general McArthur se encargó de contratar a varios expertos estadounidenses para que visitaran y asesoraran a los japoneses en el surgimiento de la nación.

Entre los asesores se encontraba el doctor W. Edwars Deming, quien al comienzo tenía la función de realizar un censo en dicho territorio, pero a lo largo del tiempo debido a sus frecuentes visitas y amistad con varios empresarios japoneses, comenzó a realizar varias asesorías, y fue así que en los años setenta muchas organizaciones japonesas acogieron los catorce puntos clave de Deming para la gerencia, los cuales son hoy en día un instrumento de gran ayuda para el desarrollo de Kaizen puesto que algunos de sus puntos hacen referencia a temas como búsqueda constante de los propósitos requeridos para el mejoramiento continuo de productos y servicios.

Posibilidades que ofrece el método Kaizen

En muchos casos no es imprescindible invertir para mejorar, basta en ocasiones con aprovechar uno de los capitales más infravalorados que posee una organización, como es el capital humano o intelectual. Este capital se manifiesta en forma de experiencia gracias a las personas que a lo largo de los años se encuentran al frente de las operaciones, razón por la cual son más propensas a encontrar oportunidades de mejora.

Kaizen ofrece la posibilidad de:

• Aprovechar el capital humano, consiguiendo mejoras continuas con un mínimo de inversión.
• Velocidad en la implementación de cambios.
• Alta participación del personal en todas las fases.
• Pequeños pasos que se acercan continuamente al objetivo fijado.

Condiciones para implementar la metodología Kaizen

• Alta disposición para implementar cambios.
• Alto compromiso de la dirección de la empresa.
• Alta receptividad y perspectiva respecto a los distintos puntos de vista.
• Actitud receptiva hacia errores que se producen durante el proceso.
• Alta valoración del capital humano.
• Elaboración de estándares para no desperdiciar las mejoras.

Filosofía del método Kaizen

La característica principal del método Kaizen es trabajar continuamente por mejorar algo, de una manera sencilla pero gradual, de tal forma que a largo plazo los resultados serán no solo satisfactorios sino también dramáticamente positivos. Se rige por tres características:

• Lograr el muda, la eliminación de desperdicio (de tiempo, dinero, materiales, esfuerzos desaprovechados). Este será el gran objetivo del método Kaizen, la eliminación total de los desperdicios (mudas). Para ello es necesario ir al «Gemba».

¿Qué significa ir al Gemba?

El Gemba es el verdadero circo de operaciones de una empresa. Solo estudiándolo de cerca se podrán identificar aquellos elementos que resultan innecesarios o carecen de valor añadido. El despilfarro, lo innecesario, lo prescindible, se hace llamar muda en japonés y la meta siguiendo este método es conseguir evitarlo. Un ejemplo de ello, se podría atribuir a la muda de movimientos en una fábrica, teniendo el empleado que salir de su zona de trabajo para realizar labores de corte. Este despilfarro de tiempo se solucionaría, reajustando las instalaciones para facilitar los movimientos de los empleados.

Las mudas clásicas son por:

1. Sobreproducción.
2. Exceso de inventarios.
3. Procesamiento.
4. Transporte.
5. Movimientos.
6. Tiempos de espera.
7. Fallas y reparaciones.

• Elevar la calidad (de productos, servicios, relaciones, conducta personal, desarrollo de empleados) y el mantenimiento de las instalaciones.
• Estandarización de procedimientos para reducir los costos de diseño, manufactura, inventario y distribución.

Metodología para el desarrollo del Kaizen

 El método Kaizen se basa en varios instrumentos que le permiten desarrollarse dentro de toda la organización en todas las áreas, con el fin de realizar su objetivo fundamental, cumplir con las expectativas del cliente.

Las 5S de la metodología Kaizen

Los cinco pasos a seguir son:

• SEIRI: separación de innecesarios eliminando todo aquello que no es necesario en el puesto de trabajo
• SEITON: situar necesarios, estableciendo un lugar para cada cosa, lo que facilitará la accesibilidad e identificación de todos los elementos y materiales del área.
• SEISO: suprimir suciedad, identificando y eliminando todos los focos de suciedad para que no vuelvan a aparecer en la zona de trabajo.
• SEIKETSU: señalizar anomalías, revisar y sistematizar las prácticas rutinarias.
• SHITSUKE: estandarizar lo cuatro procesos anteriores para unificar todo el proceso, de forma que sea continuo y siempre se pueda seguir mejorando a partir del mismo.

Cuando la dirección ya siguió estos cinco pasos, es necesario diseñar un mapa instruccional para inculcar el espíritu Kaizen al personal. Finalmente, se procede a reconocer los problemas existentes. Para tal fin existen herramientas como PDCA o el ciclo Deming, que se dividen en 4 etapas.

Ciclo PDCA

Planificar (Plan)

En esta etapa se selecciona el objeto de mejora, explicando las razones de dicha elección y definiendo los objetivos que se quieren alcanzar.

• Situación actual
• Análisis de información
• Objetivos

Hacer (Do)

Durante el trabajo de campo, se empiezan a buscar soluciones de rápida implementación.

• Propuestas de solución
• Just do it

Verificar (Check)

Se comprueba que los objetivos planteados están alcanzando los resultados previstos. Si esto no es así, se vuelve a la etapa dos.

• Monitorización
• Verificación de propuestas

Actuar (Action)

Es la etapa fundamental de la mejora continua Kaizen, ya que debemos asegurarnos de que las mejoras no se desperdicien. Esto dependerá de la oficialización de las medidas correctivas. Con ello procederemos a la estandarización y si es posible a la mejora de las propuestas del objeto de análisis.

• Estandarización
• Búsqueda de optimización.

Los 10 mandamientos Kaizen

1. El desecho o muda es el enemigo público número 1, que debe desaparecer.
2. Las mejoras en la empresa han de ser graduales y continuas.
3. Todo el mundo tiene que estar involucrado, sean parte de la alta gerencia o de los puestos intermedios, sea personal de base o contratista. No es elitista.
4. Se apoya en una estrategia barata, cree en un aumento de la productividad sin inversiones significativas; no destina sumas astronómicas en tecnología ni consultores.
5. Se aplica en cualquier lado; no sirve solo para los japoneses.
6. Se apoya en una “gestión visual”, en una total transparencia de los procedimientos, proceso, valores; hace que los problemas y los desechos (muda) sean visibles a los ojos de todos.
7. Centra la atención en el lugar donde realmente se crea valor (“gemba” en japonés)
8. Se orienta a los procesos.
9. Da prioridad a las personas, al “humanware”; cree que el esfuerzo principal de mejora debe venir de una nueva mentalidad y estilo de trabajo de las personas (orientación personal para la calidad, trabajo en equipo, cultivo de la sabiduría, elevación de lo moral, autodisciplina, círculos de calidad y práctica de sugerencias individuales o de grupo). También es necesario potenciar la relación de empoderamiento con el empleado, manteniendo informados a los empleados sobre la compañía, desde la inducción y durante el tiempo que estén empleados, puesto que, si las personas se encuentran en la ignorancia en temas como la misión, valores, productos, desempeño personal, o planes de la compañía, no tendrán sensación de pertenencia.
10. El lema esencial de aprendizaje organizacional es aprender haciendo.

Paraguas japonés o los siete sistemas Kaizen

• Sistema de producción Justo a Tiempo (Just-in-Time): tiene como objetivo producir según los requerimientos del cliente, evitando altos stocks tanto de materias primas como de productos terminados.
• Gestión de Calidad Total (Totaly Quality Management, TQM): el objetivo es conseguir la calidad integral de los procesos productos y servicios de la empresa. Para ello se utilizan herramientas como el control estadístico de procesos.
• Sistema de sugerencias, CETA o CEDAC: tomar en cuenta las ideas de los trabajadores, aprovechando su experiencia y conocimientos, aumentando así su motivación.
• Mantenimiento Productivo Total (TPM-SMED): El TPM, utiliza la máxima capacidad de producción de las máquinas, cuidando la calidad, costos y seguridad. El SMED, reduce los tiempos de preparación de las máquinas y herramientas, flexibilizando las carreras de producción, disminuyendo inventarios de materias primas y productos en proceso.
• Círculos de Control de Calidad: equipos multidisciplinarios que se reúnen para resolver problemas, buscando las soluciones para el logro de objetivos.
• Despliegue de políticas: contribuyen todos los niveles y procesos de la organización en las actividades de planificación, organización y control.
• Sistema de costos (KANBAN): tiene como objetivo reducir de manera sistemática los costos, análisis de perdidas, niveles de fallas de los procesos, actividades, productos y servicios.

Si quieres continuar conociendo metodologías relacionadas con gran utilidad para emprendedores puedes acceder a la Lean Startup o también encontrar herramientas básicas de análisis para tu plan de negocio como el TAM SAM SOM o el DAFO análisis .

Sarai Vidal, junio de 2020